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会議を効率的にする5つの方法

会議は、ビジネスマンだけではなく、学生のゼミの打ち合わせや地域住民の自治会など、様々な場面で実施されていると思います。「非効率なことから本当の価値が生まれる」というような考え方もありますが、会議においては無駄な部分を省く努力はした方がいいですよね。特にビジネスにおいては、多くの人が集まれば集まるほど、その人数分のコストが発生します。(8人で1時間の会議をすると、1人/日の工数と同じです。)できるだけ効率的に会議を行うために、私が主催者・ファシリテーターとして会議を開催する際に大事にしている5つの方法を書きたいと思います。

主催者を決める

基本的に、開催する人が主催者になると思いますが、誰が仕切るのかが明確になっていることが重要です。集まったはいいけどどうしよう、ということにならないための基本です。

目的を決める

当たり前のことですが、目的が無いと出席者も何をすればいいのか分かりません。議論する、報告する、相談する、共有する、承認を得るなど、何のための会議なのかを明確にすることが重要です。

進行を決める

たとえば、議論のための会議を開く場合、いきなり議論を開始するというようなことはあまりないと思います。「背景を説明する」「議題を提示する」「議論をする」「論点をまとめる」など、議論のための会議でも複数のパートがあります。どういう流れで会議を進行するか、事前に決めておいた方がスムーズに進行できます。

時間を決める

進行が決まったら、それぞれのパートの時間を決めます。それらの合計で、会議時間を設定します。ここまでの4項目が決まれば、事前に出席者に伝えておいた方がいいと思います。参加する側も目的が明確であれば心構えができますし、必要に応じて事前に何か準備しておくことも可能だからです。

決定事項・タスク・担当者・スケジュールをまとめる

会議中は事前に決めた進行・時間にそってファシリテーションします。そこで大事なのは、会議の最後に決定事項をまとめることと、タスク・担当者・スケジュールを決めておくことです。せっかく何かを決定しても、誰がいつやるかをハッキリしていなかったために、誰も手をつけずに時間がたってしまった、ということもあります。会議の最後にまとめるだけでなく、議事録などに明文化しておくことも重要です。


たかが人が集まって話すだけの会議ですが、工夫次第で効率的かつ効果的な運営ができると思います。1日はどう頑張っても24時間しかないので、できる限り無駄を省くために、事前の準備が重要だと思います。上記の5つは教科書通りのことだと思いますので、もっといろいろな工夫があれば、ぜひご教示いただけると幸いです。